APRENDAMOS A DELEGAR

Delegamos cuando asignamos o traspasamos tareas, actividades o potestades a otra persona; es importante saber qué delegar y a quién. Además, se recomienda realizar un control de las actividades delegadas y un ejercicio de retroalimentación entre el jefe y el colaborador.

1. 1.       DETERMINAR QUÉ SE VA DELEGAR Y A QUIÉN

El primer paso es determinar los objetivos y la carga laboral a realizar. Esto se traduce en las actividades. Por otro lado es importante determinar quien va ejecutar tales actividades, ya que los colaboradores se encuentran en distinta capacidad para asumir tareas. Así, vamos a distinguir a los colaboradores según a) el grado de conocimiento en el trabajo, b) la experiencia, c) el nivel de confianza con respecto a su trabajo y d) la actitud de esa persona hacia esa labor.

1. 2.       ASIGNAR TAREAS

Es importante que una vez que hayamos determinado a quien le vamos a delegar una actividad, se la digamos de forma que sea bien comprendida. En ese sentido, es fundamentalmente hacer la explicación con ejemplos y es mejor si el encargado del área realiza la actividad con la persona delegada; se recomienda confirmar lo que entendió el colaborador pidiendo que nos lo repita. Finalmente, mandar un correo electrónico sobre lo dicho será una buena medida que evitará posibles olvidos, sobre todo si lo encomendado incluye varios temas o si tiene muchos detalles.

No hay que olvidar que la responsabilidad nunca se delega y nosotros siempre seguimos siendo responsables de lo que realice o no nuestro colaborador.

1. 3.       DAR SEGUIMIENTO A LAS TAREAS

Es fundamental que siempre se le dé un seguimiento a la labor de nuestros colaboradores. El seguimiento ideal tiene que ser moderado, pero sobre todo, ajustado a las características de nuestro colaborador, Siguiendo esto, suena lógico que las tareas tengan fechas límites o “deadlines”, lo que facilitara más el seguimiento y el control adecuado a las tareas.

1. 4.       EVALUACION DE LO DELEGADO

No es extraño que evaluemos la realización de lo encargado, con lo que podemos generar una tensión positiva en el colaborador, orientándolo a la ejecución de tareas con calidad y en los plazos establecidos.

1. 5.       RETROALIMENTACION

Los líderes brindan el detalle sobre las actividades realizadas, Muchas veces los colaboradores no logran realizar las tareas porque necesitan del apoyo de sus líderes. Por ejemplo, los vendedores necesitan que su jefe los acompañe para cerrar una venta difícil o un asistente se puede haber estancado en la redacción de una carta. En cualquier caso, una reunión de retroalimentación favorece a ambos.